Quelles sont les différentes techniques pour classer ses documents administratifs ?

En tant qu’entreprise, l’organisation est un facteur des plus indispensables. L’organisation peut concerner la gestion de la structure de la société en elle-même ou encore la gestion de ses différents documents. Aujourd’hui, plusieurs entreprises se démarquent comme étant des spécialistes de l’archivage des documents. Cependant, il faut déjà que la société en elle-même puisse gérer convenablement l’essentiel de ses documents administratifs. Comment devra-t-elle s’y prendre ?

Quelles sont les principales raisons de classer les documents administratifs ?

Compte tenu des différentes affaires que doivent traiter une entreprise, il est important, voire indispensable, qu’elle garde des traces de chacune d’elle. Plusieurs conseils sont disponibles pour savoir comment classer les documents administratifs de votre entreprise. Pour en revenir aux raisons de la classification des documents, elles permettent de pouvoir les utiliser au moment opportun. Les cas de litiges nécessitent que l’entreprise ait suffisamment de preuves pour se protéger. Elle pourra ainsi justifier des transactions et certaines opérations qui pourraient susciter des doutes dans ses différents modes opératoires.

L’audit est une opération obligatoire qui permet d’observer et d’apprécier les performances d’une société. Pour le faire, les personnes ou experts compétents en la matière auront certainement besoin d’une liste de documents.

Les méthodes de classement les plus efficaces

Avec l’évolution des moyens, relatifs aux nouvelles technologies, les documents peuvent se conserver sous plusieurs formes. Vous pouvez alors remarquer des fichiers conservables également sous un format électronique. Quant aux techniques en elle-même, il s’agit notamment :

De procéder à une organisation suivant l’ordre alphabétique

Le classement par ordre alphabétique est sans nul doute le plus apprécié. Avec les lettres alphabétiques, vous pouvez déjà catégoriser plusieurs fichiers. L’ordre alphabétique tient surtout compte des patronymes dans le cas des dossiers concernant des personnes physiques. Pour le cas des personnes morales, c’est-à-dire des entreprises, la première lettre de l’alphabet de sa dénomination pourrait servir pour l’enregistrement. 

L’organisation numérique

C’est la deuxième méthode de classement la plus adoptée. Il consiste à organiser les documents administratifs selon, soit leur ordre d’arrivée ou leur ordre d’importance. La personne chargée de cela peut opter pour un classement par ordre croissant ou décroissant. Cette orientation peut aussi aider à comprendre le niveau d’importance de chacun des documents. 

Attention à ne pas garder tout et n’importe quoi

Il s’agit d’une manière de procéder erronée. Pas besoin de garder tous les documents qui concernent une opération commerciale. La personne chargée du classement, aura aussi la mission de sélectionner les documents les plus essentiels. Cela permettra de ne pas surcharger la salle d’archive.

Quels sont les accessoires et autres dispositifs qui peuvent aider à l’organisation de vos documents administratifs ?

Dans le cas d’un rangement sur support papier, vous pouvez vous procurer des étagères. Ceux-ci doivent être suffisamment grands pour garder l’intégralité des documents pendant une longue durée. Les classeurs et les étiquettes permettront de vous retrouver si au fil du temps les documents s’entassent véritablement dans la pièce. Pour le choix des étagères, tournez-vous vers des matériaux durables et résistants. Le bois étant certes le matériau de fabrication par défaut, il faudra tout de même rester sur vos gardes, car il est sensible à l’humidité. 

En ligne, vous pouvez trouver des étagères fabriquées avec de l’acier ou du métal. Les chemises-dossiers ou les cartables qui serviront à ranger les documents devront aussi être suffisamment résistant. Fournissez-vous auprès d’un grossiste reconnu pour la qualité de ses produits.